Ouderhulp is een online platform van GroeiBuddies waarmee scholen het organiseren van activiteiten en het inschrijven van ouders voor vervoer, begeleiding en andere taken eenvoudiger kunnen maken.

Wij vinden het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden verwerkt. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens Ouderhulp verwerkt, waarom we deze gegevens verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij?

Ouderhulp is een dienst van:

GroeiBuddies

Romke Talsma

Kapellaan 12

9101WB Dokkum

romke@groeibuddies.nl

KvK: 98259911

In deze privacyverklaring noemen we GroeiBuddies en Ouderhulp gezamenlijk: "Ouderhulp", "wij" of "ons".

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van Ouderhulp kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

Ouders

Wanneer u zich via Ouderhulp inschrijft voor een activiteit, kunnen wij verwerken:

voor- en achternaam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
de activiteit waarvoor u zich heeft ingeschreven;
het gekozen moment;
de gekozen taak of taken.

Ouders hebben geen eigen Ouderhulp-account nodig om zich voor een activiteit in te schrijven.

Gegevens van kinderen

Wanneer dit nodig is voor het organiseren van een activiteit, kan alleen de naam en groep van een kind worden verwerkt.

Ouderhulp is niet bedoeld voor het verzamelen van uitgebreide persoonsgegevens van kinderen. Wij vragen daarom buiten de naam en groep om geen persoonsgegevens van kinderen.

Leerkrachten

Voor leerkrachten die Ouderhulp gebruiken, verwerken wij:

naam;
e-mailadres;
accountgegevens die noodzakelijk zijn om toegang te krijgen tot het dashboard.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat nodig is om Ouderhulp te laten functioneren.

De gegevens van ouders worden gebruikt om:

ouders te laten inschrijven voor schoolactiviteiten;
bij te houden welke ouders beschikbaar zijn;
te registreren voor welke taak of welk moment een ouder zich heeft ingeschreven;
scholen en leerkrachten een actueel overzicht van de inschrijvingen te geven;
ouders te informeren over hun inschrijving, bijvoorbeeld wanneer een inschrijving wordt bevestigd of verwijderd.

De gegevens van leerkrachten worden gebruikt om toegang tot het Ouderhulp-dashboard mogelijk te maken en om het platform aan scholen beschikbaar te stellen.

Wij gebruiken de gegevens niet voor commerciële doeleinden of voor het verkopen van persoonsgegevens aan derden.

4. Wie heeft toegang tot de gegevens?

De school waarvoor een activiteit wordt georganiseerd heeft toegang tot de gegevens die nodig zijn om de activiteit te organiseren.

Leerkrachten kunnen binnen Ouderhulp de inschrijvingen van hun activiteiten bekijken en beheren.

Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens niet openbaar toegankelijk zijn en dat toegang tot gegevens wordt beperkt tot personen en partijen die deze toegang nodig hebben voor het functioneren van Ouderhulp.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens van ouders worden gekoppeld aan de activiteit waarvoor zij zich hebben ingeschreven.

De school bepaalt wanneer een activiteit niet meer nodig is en verwijdert deze activiteit uit Ouderhulp. Bij het verwijderen van een activiteit worden de daaraan gekoppelde persoonsgegevens uit Ouderhulp verwijderd.

Ouderhulp bewaart deze gegevens daarna niet als onderdeel van de activiteit.

Voor back-ups en technische systemen kunnen afwijkende technische bewaartermijnen gelden. Deze worden waar nodig afgestemd op de technische dienstverlening die Ouderhulp gebruikt.

6. Welke externe dienstverleners gebruiken wij?

Om Ouderhulp technisch te kunnen aanbieden maken wij gebruik van gespecialiseerde externe dienstverleners.

Neon

De database van Ouderhulp draait op PostgreSQL via Neon. Neon levert de database-infrastructuur waarop de gegevens van Ouderhulp worden opgeslagen.

Resend

Voor het versturen van e-mails namens Ouderhulp maken wij gebruik van Resend.

Wanneer een e-mail wordt verstuurd, kunnen daarvoor persoonsgegevens zoals naam en e-mailadres en de inhoud van het bericht worden verwerkt.

Resend geeft aan dat het GDPR-compliant is en dat klantgegevens in de Verenigde Staten worden opgeslagen. Resend gebruikt daarvoor onder meer Standard Contractual Clauses en andere waarborgen voor internationale gegevensdoorgifte.

Wij gebruiken externe dienstverleners alleen voor zover dit noodzakelijk is voor het aanbieden en onderhouden van Ouderhulp en maken waar nodig afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik.

Ouderhulp is zo ingericht dat ouders geen toegang hebben tot gegevens van andere ouders buiten de informatie die noodzakelijk is voor de betreffende activiteit.

Ook worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan noodzakelijk is voor het organiseren van activiteiten.

8. Cookies en technische gegevens

Ouderhulp verwerkt geen onnodige technische persoonsgegevens van ouders voor commerciële of trackingdoeleinden.

Voor het functioneren van de website en het dashboard kunnen technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt.

Als wij in de toekomst aanvullende cookies of analysetools gaan gebruiken die persoonsgegevens verwerken, wordt deze privacyverklaring aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

9. Uw privacyrechten

Als uw persoonsgegevens door Ouderhulp worden verwerkt, heeft u onder de AVG verschillende rechten. U kunt onder bepaalde omstandigheden vragen om:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste persoonsgegevens;
verwijdering van uw persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
overdracht van uw persoonsgegevens;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Een verzoek kunt u indienen via:

info@ouderhulp.com

Wij proberen uw verzoek zo snel mogelijk te behandelen en in ieder geval binnen de wettelijke termijn.

Wanneer de school de verantwoordelijke is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kan het zijn dat uw verzoek bij de school moet worden ingediend. Ouderhulp kan u in dat geval helpen om uw verzoek bij de juiste partij terecht te laten komen.

10. Verantwoordelijkheid van de school

Ouderhulp wordt door scholen gebruikt om hun eigen activiteiten te organiseren.

De school bepaalt welke activiteiten worden aangemaakt, welke gegevens daarvoor noodzakelijk zijn en wanneer een activiteit wordt verwijderd.

Afhankelijk van de specifieke verwerking kan de school optreden als verwerkingsverantwoordelijke en GroeiBuddies/Ouderhulp als verwerker. In dat geval worden de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens tussen de school en GroeiBuddies vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

11. Gegevens van kinderen

Wij gaan extra zorgvuldig om met persoonsgegevens van kinderen.

Binnen Ouderhulp wordt voor kinderen uitsluitend de voornaam gebruikt wanneer deze informatie noodzakelijk is voor het organiseren van een activiteit.

Wij verzamelen geen aanvullende persoonsgegevens van kinderen die niet nodig zijn voor het doel van de activiteit.

12. Datalekken

Wij nemen maatregelen om datalekken en andere beveiligingsincidenten zoveel mogelijk te voorkomen.

Wanneer zich ondanks deze maatregelen een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij dit volgens de geldende AVG-regels en nemen wij de noodzakelijke maatregelen.

Wanneer een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokken personen verplicht is, zullen wij deze melding binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn uitvoeren.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer Ouderhulp verandert, wanneer wij andere technische diensten gaan gebruiken of wanneer wet- en regelgeving daarom vraagt.

De meest recente versie is altijd beschikbaar op de website van Ouderhulp.

Bovenaan deze privacyverklaring staat vermeld wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

14. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via: